§1. Cel Procedury

1. Niniejsza Procedura dotyczy zgłoszeń informacji o naruszeniach prawa w innych podmiotach
niż organ, w których doszło lub może dojść do naruszenia, przy czym zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Gminy Walim.

2. Jeżeli zgłoszenie należy do zakresu działania innego organu publicznego, zostanie ono przekazane do organu właściwego, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej Procedurze. 

3. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, które dotyczy podmiotu, w którym doszło
do naruszenia prawa, zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w tym podmiocie, w szczególności gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia i przeprowadzenia skutecznych działań następczych w ramach działań następczych tego podmiotu.

4. Jeżeli Zgłaszający obawia się działań odwetowych ze strony podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, uprawniony jest do dokonania zgłoszenia zewnętrznego, z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.

§2. Definicje

1. Ilekroć w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych zwanej dalej „Procedurą”, jest mowa o:

      1) organie publicznym – należy przez to rozumieć Radę Gminy Walim,
      2) Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
oraz podejmowania działań następczych, zwaną dalej Procedurą Zgłoszeń Zewnętrznych.

     3) Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych – należy przez to rozumieć Komisję powołaną na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, do której zadań należy w szczególności przyjmowanie zgłoszenia zewnętrznego, dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, w tym ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, rozpatrzenie zgłoszenia w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a także przekazanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu oraz podejmowanie działań następczych a także utrzymywanie kontaktu i przekazywanie informacji, w szczególności informacji zwrotnej sygnaliście,

     4) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte
w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych,

     5) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie
lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem
lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza
lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,

     6) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,

     7) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji
w podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym,
w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,

     8) informacji na temat naruszeń – należy przez to rozumieć dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze
nie popełniono,

     9) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa,

     10) osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną,
która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń, uzyskane w kontekście związanym z pracą,

     11) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną
lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,

     12) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną,
która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą
i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,

     13) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty
w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny,

     14) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w wewnątrz podmiotu prawnego/pracodawcy, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji,
z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy,

     15) zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę,
co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości,

     16) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa,

     17) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wskazaną w art. 4 ustawy
o ochronie sygnalistów.

§3. Przedmiot zgłoszenia zewnętrznego

Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia mające kontekst związany z pracą dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu

terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji

i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach

jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt  1 – 16.

§4. Ochrona sygnalisty

1.    Ochronie przewidzianej w przepisach prawa oraz w niniejszej procedurze sygnalista podlega
od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

2.    Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

3.    Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

4.    Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Wzór zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

5.    W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.

6.    W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo
do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie
w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

7.    Dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,
w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, a w szczególności
w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa,
pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne
do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

8.    Środki ochrony sygnalisty dotyczą także:

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

§5. Komisja ds. zgłoszeń zewnętrznych

1.    Komisja ds. zgłoszeń zewnętrznych realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeń w organie, w szczególności poprzez:

1)      przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych;

2)      prowadzenie rejestru zgłoszeń;

3)      dokonywanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego;

4)      rozpatrywanie zgłoszeń zewnętrznych;

5)      zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia i osobom z nią powiązanych;

6)      podejmowanie działań następczych z zachowaniem należytej staranności;

7)      przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

§6. Obowiązki pracowników związane z obsługą zgłoszeń zewnętrznych

1.    Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz komunikowania się z sygnalistą a także do przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia, osób których dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, których dane są przetwarzane
w związku z realizacją Procedury, upoważnieni są wyłącznie wyznaczeni uchwałą Rady Gminy Walim pracownicy urzędu wchodzący w skład Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych, wskazanej
w § 5, którzy posiadają stosowne pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

2.    Upoważnieni pracownicy urzędu obsługującego organ są obowiązani do zachowania tajemnicy
w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.

3.    Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika urzędu obsługującego organ publiczny, pracownik ten jest obowiązany do:

1)      nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2)      niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi urzędu obsługującego organ publiczny - bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

4.    Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano
za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte, procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

§7. Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych

1.    Zgłoszenie może być dokonane pisemnie:

a)      na adres do korespondencji: Rady Gminy Walim ul. Boczna 9, 58-320 Walim z dopiskiem Rada Gminy – zgłoszenie zewnętrzne,

b)      poprzez pocztę elektroniczną na adres radasygnalista@walim.pl, w tytule maila należy wpisać Rada Gminy – zgłoszenie zewnętrzne,

2.    Zgłoszenie może być dokonane również ustnie:

a)      telefonicznie na numer telefonu: 74 8494 358,

b)      podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

3.    Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Nie można dokonywać świadomego składania fałszywych zgłoszeń zewnętrznych. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc,
że do naruszenia prawa nie doszło (w złej wierze) podlega odpowiedzialności karnej, zgodnie
z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

4.    Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia. W przypadku wpłynięcia  zgłoszenia anonimowego organ nie rozpatruje takich zgłoszeń, natomiast wpisuje je do Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych.

§8.  Treść zgłoszenia zewnętrznego

1.    Zgłoszenie o naruszeniu powinno zawierać w szczególności:

1)      dane osoby zgłaszającej, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2)      datę i miejsce sporządzenia;

3)      dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4)      opis naruszenia oraz jego datę;

5)      wskazanie dowodów lub/i świadków, o ile występują

2.    Zgłoszenie w miarę możliwości winno być złożone na formularzu. Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

§9. Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1.         Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa po ich wpłynięciu do organu są wstępnie weryfikowane przez upoważnionych członków Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych. Wstępna weryfikacja polega
na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu,
czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,
a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

2.         W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni,
do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę.  Wzór informacji o przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.

3.         Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Wzór informacji
o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.

4.         Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować sygnalistę,
że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Organ pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

5.         Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.

6.         W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, organ może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

7.         W przypadku przyjęcia zgłoszenia organ potwierdza przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.

8.         W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się
do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

9.         Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte
w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

10.     Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Przy czym:

a)      Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.  Wzór informacji o niepodjęciu działań następczych stanowi załącznik nr 6 do niniejszej Procedury.

b)      W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

11.     Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy
od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym
6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Wzór informacji zwrotnej dla sygnalisty stanowi załącznik nr 7 do niniejszej Procedury.

12.     Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Wzór informacji dla sygnalisty o ostatecznym wyniku postepowania wyjaśniającego stanowi załącznik nr 8 do niniejszej Procedury.

§10. Rejestr Zgłoszeń Zewnętrznych

1.        Zgłoszenia, o których mowa w §8, rejestrowane są przez członków Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych w Rejestrze Zgłoszeń Zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 9
do niniejszej Procedury. 

2.        Rejestr zgłoszeń prowadzony jest w sposób wyłączający możliwość dostępu do niego osób innych niż członkowie Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych.

3.        Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia
lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dotyczące tego przetwarzania,
w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzór klauzuli informacyjnej
o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty stanowi załącznik nr 10 do niniejszej procedury.

§11. Przepisy końcowe

1.        Procedura zostanie udostępniona na stronie Biuletyn Informacji Publicznej Gminy Walim (bip.walim.pl)

2.        Przepisy Procedury podlegają przeglądowi i weryfikacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§12. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1.        Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

2.        Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

3.        Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa